TIPS ON HOW TO WRITE PROFESSIONAL EMAILS

Miércoles, abril 13th, 2016

HOW TO WRITE PROFESSIONAL EMAILS

Photo Credits via Karlas Closet

 

Siempre me ha gustado mucho escribir, la verdad es que me resulta muy relajante. Soy de las que piensa que el mundo va a pero desde que no se envían a penas cartas escritas a mano. Si por mi fuera, en este aspecto, viviría en el siglo XIX. Los emails son, hoy en día, los sustitutos de las cartas, aunque visto lo visto, parece que están quedando relegados al ámbito profesional ya que en el personal hemos pasado a la fase de whatsapp (un tanto decepcionante si me permitís opinar).

Recuerdo mi primer día de trabajo en el que me dijeron que tenía que enviar un email a un cliente. Las dudas inundaban mi cabeza y, a pesar de ser consciente de ciertos formalismos indispensables en un email profesional, no terminaba de sentirme cómoda a la hora de enviar emails serios de trabajo. Desde ese día ha llovido ya bastante y, hoy en día, considero haber adquirido una rapidez y profesionalidad dignas del puesto que desempeño. Una con el tiempo va modificando y mejorando los emails y, lo más importante, adquiere nuevos trucos e ideas. Hoy os traigo un post dedicado precisamente a eso, a la información y trucos que debemos seguir para redactar como dios manda un email profesional. Espero os sirva de ayuda estos consejos básicos pero indispensables a la hora de redactar un email de trabajo. Muchas gracias por leerme!

Con cariño,

Dànae.

 

I’ve always loved writing. I’m quite good at it and I find it so relaxing and calming. To me is a therapeutic ritual. I’ve always loved sending hand written letter and I’m in the group of people that thinks the world was a better place when hand written letter still existed. I find it so disappointing that letters are almost extinguished. Emails are the modern evolution of letter and even if I don’t like them as much, they are an easy way of communication (even if only used on profesional life since whatsapp is the master on the personal level). 

I remember my first job and the day they asked me to send an email to a client. I was super scared and shocked by the pressure of writing a profesional, polite and serious email. My whole career depended on it (it didn’t actually) but I thought so at the moment and If I think a little bit about it I wasn’t that wrong. When writing profesional emails it is very important to have a certain structure and elements on it. It has to be polite, serious and profesional. I’ve overcome a lot since that first day and today I want to share with you some of my easy basic but very important tips on how to write professional emails and do it very well. I how you like it and find it useful. Thanks for reading!

Lots of love!

Dànae.

 

TIPS ON HOW TO WRITE PROFESSIONAL EMAILS:

 

1.- LA IMPORTANCIA DEL “ASUNTO”/ IMPORTANCE OF “SUBJECT LINE”

Antes de enviar el email es muy importante pensar en el “asunto”. Sí, esa casilla debajo de las direcciones de correo (destinatario, CC, CCO, etc.). La información que pongamos en la casilla “asunto” debe cubrir perfectamente el mensaje global del email. Los asuntos de contenido vago, inexacto o genérico como por ejemplo “hola”, “esto te gustará”, “muy interesante”, etc. no llegarán a la bandeja de “emails importantes” a leer del receptor.

When sending an email you need your subject line to make it obvious and covers exactly what your message is about, particularly in a professional setting, where you know for sure that the person you’re sending the email to is extreamly busy already.

Make it clear, with as less words as you can and short. Vague subject lines like “super interesting”, “you’d like this” or “hello” won’t make it to your receiver top emails to look and answer that day.

2.- FORMALIDAD EN ENCABEZAMIENTO Y DESPEDIDA / FORMALITY IN GREETINGS AND SIGNATURE

Desde que utilizo el email siempre lo he tomado como una modernización de las cartas. Es por ello que siempre me gusta empezar un email formalmente, sobretodo en el ámbito laboral. A pesar de escribir email a los compañeros de la oficina, siempre intento mantener un saludo y despedida formales (si bien el nivel de formalismo en este caso disminuye) es bueno mantener las formas y ser correcto.

La formalidad tanto en el saludo como en la despedida dice mucho de una persona y en el ámbito profesional es obligatorio para mantener una relación buena con clientes y compañeros. Utiliza encabezamientos como “muy señores míos”, “apreciado/a”, “Estimado/a” seguido de un buenos días, despídete de forma educada y agradeciendo la atención recibida por parte del receptor de antemano.

I find emails like a modern evolution of the letter where everyone should put a good formal greeting at the beginning and a goodbye sentence that is both polite and finished the letter with ease and formality.

In a professional environment you want to keep this rule, even if you know the person or you’ve been introduced before, formality always works and adds that extra professional touch to your work. Start with some lines like “Dear Sir, Dear Mr./Miss”, “I hope this email finds you well” and finish with something like “Please don’t hesitate contacting me for anything else you’d need”, “thank you for your time”, “best regards” or “yours sincerely”. This type of sentences always work and make you look professional and polite.

 

3.- NADA DE EMOJIS Y ABREVIATURAS / NO EMOJIS OR SHORTWRITTING

Desde que enviamos mensajes SMS la forma de escribir ha cambiado. Utilizamos abreviaturas absurdas, cambiamos letras y utilizamos los “emojis”, cosa que antes a penas se hacia. Está claro que el mundo evoluciona y nosotros con él, si bien, en el mundo laboral y profesional los “emojis” y las abreviaturas no son admitidas. Utilizarlos demuestra falta de seriedad y profesionalidad. Ahorrate los emojis y abreviaturas y resérvalos para tus amigos y familiares.

Now a days, shortcuts and emojis are on our day to day routine, even though you don’t want to use them at work or in a professional environment. Keep the emojis and short words such as “haha”, “OMG”, “lol” etc. for your friends and family. Emojis don’t look professional in any professional environment and either on emails.

4.- HAZ UNA LISTA DE PUNTOS SOBRE LOS QUE QUIERES TRATAR / MAKE A LIST OF TOPICS YOU WANT TO COVER

La mayoría de nosotros cuando recibimos un email contestamos rápido y sin apenas pensar mucho en lo que vamos a decir. El estrés y la inmensa cantidad de emails esperando respuesta en nuestra bandeja de entrada puede jugarnos una mala pasada. Antes de enviar un email analiza de qué vas a tratar, cuáles son los puntos básicos sobre los que vas a escribir y sobre los que sí o sí debes hablar. Hacer un pequeño borrador con los puntos esenciales del email hará que no olvides ningún punto importante. No hay nada peor y que demuestre menos profesionalidad y atención a lo que estás haciendo que enviar un email y darte cuenta que no has preguntado o has olvidado mencionar algo y tener que mandar un segundo email. EVITA enviar dos emails seguidos a una misma persona sobre el mismo tema porque hayas olvidado algo en el primero, no muestra profesionalidad.

When we recieve an email we usually answer very quickly, even without really thinking on what we say and how we say it. Stress and an overwhelming inbox full of emails make us not pay attention as much as we should to the emails we send. Before sending an email, make sure to make a short “pints to cover” list where you write all the important topics and points you want to cover in your email. This will help you when writing the email to not forget anything important. You will avoid the embarrassing situation of sending an email and realizing right away that you’ve missed one point and now you have to send a second email to cover that missing point. This looks unprofessional, to avoid this situations make a list and highlight the important topics before writing and sending the email. 

5.- RESPONDE CUANTO ANTES / RESPOND PROMPTLY 

En lo que al email del trabajo se refiere uno debe aplicar la siguiente norma básica (aunque a veces difícil de cumplir): contestar lo antes posible -concretamente en un día laborable. Si bien debemos contestar lo antes posible, no debemos sacrificar calidad por rapidez. Tómate siempre el tiempo necesario para contestar los emails del trabajo (evita contestar rápido y leyendo por encima o en diagonal el email). Es importante prestar atención al mensaje y dedicar tiempo a responder adecuadamente. Mi consejo: ordena los emails por importancia, cliente y urgencia, la vida es más sencilla si tienes los emails bien ordenados y clasificados según tus prioridades.

When it comes to your professional emails, make it your goal to respond promptly—usually within one business day. Even if you can’t pull together a detailed reply in that amount of time, you should at least touch base and let the sender know you’ve received the message and are working on it. It’s far better than leaving that person wondering if you got the message. However, don’t sacrifice quality for speed. Take your time to answer the email, ready everything carefully and, before writing the email, make a list of topics (See point 4) that you have to cover in that email in order to have everything checked and not realize once you’ve send the email that you’ve forgot an important topic to talk about. 

6.- REVISAR MIL VECES / REVIEW MANY TIMES

Nunca, repito, nunca dejes de revisar un email antes de enviarlo. No solo podemos haber cometido errores ortográficos, haber olvidado algún tema importante a tratar sino que tenemos que revisar que la persona a la que mandamos el email sea la correcta. Os sorprenderá cuántas veces se han enviado emails a destinatarios por error. Prestar atención al email y revisarlo más de una vez es obligatorio. Qué pensarías del destinatario si recibes un email lleno de faltas de ortografía, con palabras mal escritas o frases inconexas? Eso pensaba yo, un desastre y falta de profesionalidad. No quieres que esto suceda así que ya sabes, revisa, revisa y revisa, hasta que lo encuentres perfecto.

You must never, never, never send an email without reviewing and reading it a few times. Not only could we have made some terrible spelling errors, but more important we need to send the email to the correct person. Sometimes we work under stress and we send the email to the incorrect person without even noticing it…pay attention to what you do and read the email carefully a few times. What would you think of a person that sends you an email that shows no revision or care on it? That’s exactly what I thought: unprofessional and not serious. You don’t want this to happen so remember: read it MANY TIMES before sending it.  

 

 

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* Imagen via Karlascloset.com / Picture via Karlascloset.com

 

MONTHLY ONLINE FINDS: APRIL

Domingo, abril 10th, 2016

MONTHLY ONLINE FINDS APRIL

 

Empezamos una nueva semana con una nueva sección de SERIES que lleva por nombre “MONTHLY ONLINE FINDS” o “FAVORITOS ONLINE DEL MES”. Esta sección se la debo a una amiga mía. El otro día quedamos para hacer brunch y llevaba una preciosa gabardina fluida digna de haber salido como mínimo de Sandro. Al verla me dejó cautivada y le rogué que me dijera de dónde era. Cuando de su boca salió la palabra Zara, seguida de la cifra 60€ no me lo podía creer! Así pues, hicimos el pacto de que cuando alguna de nosotras encontrara algún chollo semejante (dígase: pieza low cost que además de tener un precio de escándalo responde el dicho “bueno, bonito, barato y con estilo” digno de ser una pieza de diseñador de alta gama), no lo diríamos de inmediato.

Hoy os muestro las 6 piezas “online top” que hemos encontrado yo y mis amigas este mes de marzo/abril. Obviamente, me quedo con el bolsito de Zara que he encontrado hace un par de semanas navegando por la web…no puede ser más mono, si hasta parece recién salido del escaparate de Marni o Celine y a un precio de risa 39,95€! No lo dejes escapar! Vosotras también habéis encontrado algún chollo online? Espero que os guste esta nueva sección en la que todas podemos compartir aquellos chollos que encontramos online para que todas podamos tenerlos! Muchas gracias por leerme!! Con cariño,

Dànae.

 

A new week is coming up and I wanted to start with a new SERIES called “MONTHLY ONLINE FIND” where you can find the most exciting items that I’ve found online. This series started when a friend of mine came to the restaurant where we were meeting for brunch with an amazingly beautiful fluid trench. It seemed like a piece from Sandro, delicate, clean cut and amazing fit. My surprise when I begged her to tell me where it was from and she said “Zara” and for only 60€!! I couldn’t believe it!! We decided to make a pact and share with each other from now on this kind of bargain finds (as for bargain I mean: a beautiful, well fitted and made item that is “cheap”, “stylish” and seems “designer brand”). 

This month I bring you my top 6 “top online finds” that me and my friends have shared with each other. Obviously, my favorite is the pale pink Zara bag that I found a few weeks ago when navigating the web. Isn’t it beautiful and chic? At first glance I would say it’s Marni or Celine! Chic, stylish and cheap, what else could I ask for? I hope you like this new Series where all girls can share with each other this type of finds. Thanks for reading! Lots of love, 

Dànae. 

 

SHOP ONLINE:

1.- Mini city pink bag Zara (39,95€) Aquí / Here

2.- Sandalia Lace Up Zara / Lace up Sandal by Zara (69,95€) Aquí / Here

3.- Heidi Klum Intimates / Intimates by Heidi Klum (18,68€ – 21,00€) Aquí / Here

4.- Falda Plisada Colour Block Asos / Skirt Colour Block Asos (46,99€) Aquí / Here

5.- Trench Fluido Zara / Fluid Trench Zara (59,95€) Aquí / Here

6.- H&M Cargador Portátil / Charger H&M(19,95€)Aquí / Here

Imágen collage exclusivo de The Influencer Diaries / Collage exclusive de The Influencer Diaries, 

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